Расчеты нормативов численности сотрудников
Нормативы численности персонала погружаемся в расчеты
Сегодня мы поговорим о штуке, которая может сделать вашу жизнь, как руководителя или HR-специалиста, либо легче, либо превратить ее в ад – о расчетах нормативов численности сотрудников. Звучит скучно.
Зачем вообще считать?
Вот представьте, приходите вы в компанию, а там… хаос. Один бухгалтер еле успевает свести концы с концами, а второй скучает, раскладывая пасьянс. Дело в том, что без четких нормативов численности, вы просто гадаете на кофейной гуще, сколько людей вам нужно. А это чревато:
Переплатой зарплат – держите лишних людей, которым нечем заняться. Выгоранием сотрудников – заставляете тех, кто остался, работать за двоих (а то и за троих!). Снижением качества работы – когда все в запарке, ошибки неизбежны. Потерей прибыли – из-за неэффективной работы.Как считать то?
Существует несколько основных методов расчета нормативов численности. Сейчас немного углубимся в основы.
Метод на основе нормативов времени
Это, пожалуй, самый точный, но и самый трудоемкий метод. Суть проста – измеряем, сколько времени уходит на выполнение каждой операции. Потом суммируем все эти "микро-времена" и получаем общую трудоемкость. А потом, вуаля, делим на фонд рабочего времени одного сотрудника и получаем нужное количество людей.
Пример У вас есть отдел продаж. Один менеджер в среднем тратит 2 часа на обработку одного заказа. В месяц приходит 100 заказов. Значит, на обработку всех заказов нужно 200 часов. Если один менеджер работает 160 часов в месяц, то вам нужно 200/160 = 1,25 менеджера. Округляем до двух, чтобы не загонять одного в гроб.
Экспертная оценка
Тут все просто – спрашиваем у опытных сотрудников, сколько людей нужно для выполнения определенной работы. Минус – субъективность. Плюс – быстрота. Этот метод хорош, когда нет возможности провести трудоемкие измерения.
Аналоги
Смотрим, как эта же работа организована в других компаниях. Но тут нужно быть осторожным – условия могут сильно отличаться. Как говорится, что русскому хорошо, то немцу смерть.
Практические советы от бывалого
Не бойтесь хронометража Да, это нудно, но оно того стоит. Засекайте время, фотографируйте рабочий день. В конце концов, это нужно вам! Автоматизируйте Сейчас куча программ, которые помогут вам считать все эти нормативы. Используйте их! Учитывайте не только основную работу Не забудьте про перерывы, совещания, обучение, заполнение отчетов. Это тоже время! Будьте гибкими Нормативы – это не догма. Мир меняется, процессы меняются, и нормативы должны меняться вместе с ними.Расчеты нормативов численности сотрудников советы история тренды
Советы Всегда учитывайте человеческий фактор. Нельзя загнать людей в рамки роботов. Важно, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно и могли выполнять свою работу качественно.
История Помню, в одной компании мы так рьяно взялись за нормирование, что чуть не довели людей до истерики. Стали считать время, потраченное на поход в туалет. Вовремя опомнились и смягчили подход. Главное – не перегибать палку.
Тренды Сейчас все больше компаний переходят на гибкие графики и удаленную работу. Это требует пересмотра нормативов численности. Вместо количества часов, нужно оценивать результат. Это, кстати, гораздо сложнее, но и гораздо эффективнее.
Вопросы и ответы
Вопрос А если у меня в компании постоянно меняются задачи. Как быть с нормативами?
Ответ В этом случае нужно использовать гибкие нормативы. Разбейте все задачи на небольшие блоки и оцените время, необходимое на выполнение каждого блока. А потом просто комбинируйте эти блоки в зависимости от текущих задач.
Вопрос А что делать, если сотрудники не хотят, чтобы их хронометрировали?
Ответ Нужно объяснить им, зачем это делается. Подчеркните, что цель – не наказать, а оптимизировать работу и сделать ее более эффективной. И, конечно, предложите им участвовать в процессе. Ведь они лучше всех знают, сколько времени уходит на выполнение каждой задачи.
Вдохновляющий пример
Однажды я помогал небольшой IT-компании оптимизировать работу отдела поддержки. Ребята работали как белки в колесе, но постоянно не успевали отвечать на все запросы клиентов. Мы провели хронометраж и выяснили, что большую часть времени они тратят на рутинные операции – ответы на одни и те же вопросы, поиск информации в базах данных. Мы автоматизировали эти процессы, внедрили систему "вопрос-ответ" и… чудо. Время обработки запросов сократилось вдвое, сотрудники стали меньше уставать, а клиенты – больше довольны. Вот что значит правильные нормативы!
В заключение
Расчеты нормативов численности сотрудников – это не просто математика, это искусство. Искусство находить баланс между эффективностью и человеческим фактором. Не бойтесь экспериментировать, пробуйте разные методы, прислушивайтесь к своим сотрудникам. И тогда ваши расчеты принесут вам только пользу.